Moduł Gromadzenia Zbiorów.

Zadaniem modułu jest ułatwienie planowania i realizacji zakupów od momentu stworzenia zamówienia do momentu przekazania opisu inwentarzowego dokumentu do wybranej księgi inwentarzowej, z możliwością przydzielenia do wybranego położenia i lokalizacji umożliwia szczegółowe planowanie zakupów, rejestrację dokumentów wpływu, planowanie przydziału zakupionych materiałów do poszczególnych placówek (inwentarzy) oraz uproszczenie procesu wprowadzania danych inwentarzowych.

W rejestrze zamówień nie ma danych zasobowych a jedynie podstawowe (być może uproszczone) dane bibliograficzne. Placówki składają zamówienia (dezyderaty) na wskazane pozycje rejestru zamówień. Zamówienie może dotyczyć dowolnej pozycji rejestru. Wykorzystywany jest tutaj specjalny program użytkowy umożliwiający dokonywanie korekt i kontrolę stanu zamówienia. Zamknięte zamówienia otrzymują wspólny numer, poprzez który można np. wydrukować zamknięte zamówienie lub sprawdzać stan realizacji. Wydruk jest podstawą przygotowania zakupu.

W rejestrze zamówień tworzone są rekordy reprezentujące dokumenty wpływu. Dokument wpływu reprezentuje najczęściej dokument zakupu (fakturę), lub może być generowany dokument wewnętrzny, (dar, wymiana), oraz może obejmować dowolną listę pozycji, które mają zostać wprowadzone do inwentarza ze wspólnym numerem wpływu. Opisy bibliograficzne w przypadku rekordów nowych są eksportowane z rejestru zamówień, natomiast w przypadku rekordu istniejącego (kluczem jest numer systemowy) opis bibliograficzny nie jest modyfikowany. W obu przypadkach system generuje automatycznie pola zasobu (949), nadając numery inwentarzowe wg zasady pierwszy wolny w inwentarzu.

Płynna integracja Modułu Gromadzenia na zasadzie „zaznacz i kliknij” zapewnia łatwą obsługę i nawigacje podczas zamawiania, obsługi faktur, zapytań ofertowych i przyjmowania wszystkich materiałów bibliotecznych czyniąc te procesy prostymi i wydajnymi. Formularz zamówienia pozwala bibliotekarzom na określanie preferowanego przez bibliotekę rodzaju zamówienia (pojedyncze, okresowe, stałe) oraz dodawanie dowolnych tekstów do zamówień kierowanych do dostawców.

Koha obsługuje wielopłaszczyznową strukturę budżetu, zawierającą nieograniczoną liczbę źródeł finansowania i typów budżetów (dary, granty, budżety oddziałów).

Cechy charakterystyczne:
Zamawianie:

Możliwość generowania rekordu bibliograficznego podczas tworzenia zamówienia

Odnotowywanie każdej operacji w dzienniku zamówień, zapisując wszystkie działania: zamówienie, przyjęcie oraz obsługę faktur. Na dane składa się data i czas operacji oraz nazwisko osoby ją wykonującej.

Wstrzymywanie zamówień, jeśli koszty przekraczają budżet

Obsługa faktur - Zapewnienie dostępu do danych dostawców, danych budżetowych, zamówień i specyfikacji dostaw. »

KATALOG - Moduł Katalogowania

Moduł Katalogowania Koha integruje funkcje katalogowe z pozostałymi aspektami systemu. Dane są przechowywane przy użyciu kodowania Unicode, dzięki czemu odpowiadają większości formatów bibliograficznych. Szereg formatów zarówno typu MARC (w tym MARC21) jak i innych typów jest obsługiwana jednocześnie dzięki czemu czytelnicy otrzymują jednolitą bazę danych natomiast bibliotekarze mogą swobodnie definiować lokalne pola oraz odpowiednią walidację i indeksowanie.

Moduł katalogowania umożliwia tworzenie opisów bibliograficznych na jednym poziomie lub hierarchicznych (tytuł / tom / część / zeszyt oraz tytuł / pozycja / numer / artykuł) dla następujących typów dokumentów: wydawnictwa zwarte, wydawnictwa ciągłe (w tym czasopisma), starodruki, dokumenty elektroniczne, dokumenty kartograficzne, dokumenty dźwiękowe, dokumenty normalizacyjno-techniczne, druki muzyczne, normy i filmy, łączenie ich z opisami inwentarzowymi oraz modyfikację wprowadzonych danych, przy czym informacje raz wprowadzone do systemu mogą być wykorzystywane we wszystkich jego modułach.

Wydajność katalogowania zwiększa się dzięki wyborowi standardowych szablonów do katalogowania a także stosowaniu szablonów zdefiniowanych przez bibliotekę. Korzystając ze standardowych skrótów klawiaturowych, minimalizuje się liczbę kliknięć myszką, natomiast opcje przetwarzania tekstu wspomagają optymalne katalogowanie. Biblioteki mogą ustalać reguły, według których bazy będą automatycznie sprawdzane i uaktualniane podczas zapisywania rekordów.

Indeksowanie odbywa się w czasie rzeczywistym, dzięki czemu jego rezultaty są natychmiast realizowane. Dane i gotowe rekordy mogą być importowane od dostawców, lub innych bibliotek za pośrednictwem protokółu Z39.50. Bieżące utrzymanie bazy danych ułatwiają bibliotekarzom możliwości sprawdzania kartotek wzorcowych, przeszukiwanie katalogu, importowanie/eksportowanie rekordów z zewnętrznych baz danych, edycję wielu rekordów jednocześnie, używanie standardowego mechanizmu kopiuj-wklej oraz indeksowanie dowolnych spośród pól w rekordach bibliograficznych.

Cechy charakterystyczne:

Walidacja danych na poziomie rekordów, pól i podpól

Wsparcie dla globalnych zmian pól, podpól lub słów, obejmujących całą bazę danych

Bibliotekarze mogą określać wytyczne dla raportowania rekordów wymagających zmiany

Możliwość przeszukiwania lokalnych i zdalnych kartotek wzorcowych z Modułu Katalogowego

Automatyczne tworzenie i utrzymywanie połączeń rekordów kartotek wzorcowych i rekordów bibliograficznych

Generowanie raportów wspomagających integrację rekordów kartotek wzorcowych i rekordów bibliograficznych

»

Czytelnicy - Moduł Obsługi Czytelnika

Moduł w pełni automatyzuje wszystkie czynności związane z rejestracją czytelników i dokonywanych przez nich transakcji wypożyczeń, zwrotów, prolongat i rezerwacji. Wszystkie czynności związane z rejestracją wypożyczeń i zwrotów są realizowane przez odczytywanie kodów, znajdujących się na legitymacjach czytelników i egzemplarzach wypożyczanych książek. W ramach automatyzacji pracy biblioteki wykorzystuję się technologie kodów kreskowych (preferowany EAN13 ) lub SmartCard, a zbiory dodatkowo można zabezpieczyć technologią RFID. Z klawiatury komputera korzysta się jedynie w celu potwierdzenia niektórych operacji oraz przy wpisywaniu danych czytelników.
W szczególności Moduł Obsługi Czytelnika spełnia następujące funkcje:

zarządzanie bazą czytelników

rejestrowanie wypożyczeń i zwrotów

obsługa prolongat

zgłaszanie zagubienia lub zniszczenia egzemplarza

rezerwowanie i zamawianie pozycji dla wskazanego czytelnika, wykonywane przez bibliotekarza

informowanie o stanie konta czytelnika

naliczanie kar i opłat za przetrzymywane pozycje oraz generowanie i wydruki upomnień, ponagleń i monitów

Moduł Obsługi Czytelnika umożliwia tworzenie i utrzymywanie kartoteki danych osobowych czytelników biblioteki. W ramach niej możliwe jest zapisywanie nowych czytelników, modyfikowanie danych osobowych (np. adresu), przygotowanie legitymacji bibliotecznych z kodami kreskowymi oraz usuwanie danych czytelnika.

Moduł Obsługi Czytelnika korzysta z danych inwentarzowych reprezentujących zasoby biblioteki. Przygotowanie katalogu zbiorów odbywa się poprzez oddzielny moduł katalogowania. W ramach obsługi wypożyczalni można wyszukiwać dane inwentarzowe posługując się wszystkimi indeksami (autorskim, tytułowym, przedmiotowym) udostępnionymi w danym katalogu, ale w praktyce najczęściej wykorzystuje się odczyt kodu kreskowego z naklejki związanej z wypożyczaną książką. Dane o wypożyczeniach i zwrotach przechowywane są narastająco, dzięki czemu możliwe jest uzyskiwanie zestawień statystycznych za dowolny okres czasu - służy do tego Moduł Raporty.

W Module Obsługi Czytelnika bibliotekarz ma możliwość przejrzenia historii konta czytelnika lub historii wypożyczeń danego egzemplarza w wybranym okresie czasu.

Program umożliwia zarejestrowanie przypadku zagubienia egzemplarza oraz wpłat kar pieniężnych wynikających z przetrzymania, zgubienia lub zniszczenia pozycji; bibliotekarz może wykonać zestawienia przeterminowanych wypożyczeń oraz wydrukować upomnienia (monity).

Specjalną usługą jest rezerwowanie i zamawianie w Module Obsługi Czytelnika. Usługa ta dotyczy pozycji katalogowej w danej chwili niedostępnej, w szczególności rezerwowanie dotyczy dowolnego egzemplarza danego wydania, natomiast zamawianie wskazuje konkretny egzemplarz. Dane czytelnika zostają wówczas umieszczone w kolejce osób oczekujących na tę pozycję. Gdy pozycja trafia do biblioteki (zwrot lub zakup) pracownik biblioteki jest informowany o możliwości zrealizowania zamówienia.»

Moduł OPAC

OPAC ((ang.) Online Public Access Catalog) - publicznie dostępny przez Internet katalog zbiorów biblioteki lub grupy bibliotek . Dzięki otwartemu dostępowi jest używany w celu odnalezienia lub sprawdzenia dostępności książek, nagrań dźwiękowych i audiowizualnych lub innych materiałów znajdujących się w bibliotece. Dzięki katalogowi OPAC, bez wychodzenia z domu czytelnik może sprawdzić dostępność dokumentu, który go interesuje, zamówić go, przedłużyć termin zwrotu wypożyczonej książki czy sprawdzić stan swojego konta w bibliotece. Na adres e-mailowy podany przy samodzielnej zdalnej rejestracji przychodzić będą powiadomienia m.in. o zrealizowanych zamówieniach czy dokumentach, którym upływa termin zwrotu. Do wykonania wielu czynności wymagających wcześniej wizyty w siedzibie biblioteki, obecnie wystarczy tylko komputer z dostępem do Internetu.

Narzędzia wyszukiwawcze udostępniają czytelnikom szeroki wybór opcji wyszukiwawczych (zarówno podstawowe jak i zaawansowane) oraz narzędzia do przeglądania danych i indeksy. Bazy logiczne oferują czytelnikom możliwość wybrania szczególnego segmentu katalogu, na przykład katalog czasopism, katalog materiałów audio-video czy też katalog pojedynczej biblioteki. Zewnętrzne katalogi i bazy danych mogą być przeszukiwane przy użyciu standardu Z39.50. Interoperacyjność z innymi produktami Ex Libris i systemami działającymi w kampusie jest osiągana poprzez obsługę standardów NCIP, OpenURL i usługi sieciowe (web services).

Dzięki zastosowaniu technologii połączeń kontekstowych SFX, oraz wykorzystaniu połączeń szyfrowanych i VPN czytelnicy mogą łączyć się z dynamicznie tworzonymi, definiowanymi przez bibliotekę usługami, w tym bazami bibliograficznymi, zasobami internetowymi, lokalnymi repozytoriami informacji, pełnotekstowymi bazami czasopism elektronicznych. W pełni zintegrowane z systemem narzędzie o nazwie "Wirtualne Półki" pozwala czytelnikom organizować i zarządzać zbiorem opisów bibliograficznych z OPAC.

Całościowy zestaw funkcji wspierających czytelników umożliwia im łatwe wykonywanie wielu zadań:

Przeglądanie aktualnych wypożyczeń i przedłużanie okresu wypożyczania zgodnie z polityką udostępniania w danej bibliotece,

Zamawianie materiałów przy użyciu takich funkcji jak rezerwacje, dostarczanie dokumentów,

Przeglądanie historycznych danych dotyczących wypożyczeń.»

Wartości wzorcowe

Rekordy kartoteki haseł wzorcowych są podstawą poprawnie zbudowanych rekordów bibliograficznych. Kooperatywne tworzenie KHW gwarantuje szybki przyrost zawartości, eliminuje dublowanie pracy i zapewnia spójność danych. Funkcjonowanie centralnych kartotek haseł wzorcowych jest podstawą do pełnej wymiany danych.
Implementacja obsługi Centralnej Kartoteki Haseł Wzorcowych w rozwiązaniach bibliotecznych miała za cel udostępnienie bibliotekom użytkującym system KOHA możliwość wykorzystania rekordów CKHW, zarówno haseł formalnych, jaki i przedmiotowych w tworzeniu rekordów bibliograficznych na zasadach ogólnych i przygotowanie do udziału w projekcie NUKAT, oraz narzędzie uzupełniające KaRo (Katalog Rozproszony Bibliotek Polskich). Katalog rozproszony i wyszukiwarka korzystającą z protokołu Z39.50. Pozwala na dostęp do informacji o zasobach wielu polskich bibliotek i ułatwia wyszukanie interesujących publikacji lub opisów bibliograficznych.

Możliwości:

pobieranie rekordów z plików wsadowych nadsyłanych przez centrum NUKAT,

pobieranie rekordów z plików wsadowych nadsyłanych przez centrum KaRo,

aktualizacja kopii CKHW,

rejestracja bibliotek wykorzystujących bazę CKHW (wraz z podaniem listy operatorów mających autoryzacje do kopiowania rekordów).

synchronizacja zawartości baz lokalnych z rekordami khw w kopii bazy CKHW,

kopiowanie haseł w trybie on-line z kopii CKHW rekordów do baz lokalnych LKHW poprzez predefiniowane indeksy wyszukiwawcze,

kontrola składni rekordu,

autoryzacja rekordu,

prezentację rekordów w wybranych szablonach wyświetlania,

wiązanie rekordów haseł wzorcowych z rekordami bibliograficznymi w systemie KOHA

Funkcjonalność KHW:

poprzez dostępne kreatory, tworzenie i modyfikację własnych haseł wzorcowych na użytek lokalny,

zmianę kolejności podpól w rekordzie w zależności od rodzaju hasła,

kontrolę składni rekordu,

autoryzację rekordu

Moduły obsługi baz umożliwiają oglądanie i przejmowanie wybranych lub wszystkich rekordów do systemu KOHA z:

z bazy Przewodnika Bibliograficznego Biblioteki Narodowej

z bazy Czasopisma Nowe, Zawieszone, Zmieniające Tytuł

z bazy Słownika Języka Haseł Przedmiotowych Biblioteki Narodowej w formacie USMARC (dostępny także w MARC/BN), dzięki czemu jest możliwe bieżące wykorzystywanie tej klasyfikacji, a w przypadku pojawienia się kolejnych, zmienionych wydań, także jej automatyczną aktualizację w systemie wraz ze wszystkimi powiązaniami.

Raporty

KOHA zapewnia przyjazny interfejs, dostępny przez przeglądarkę internetową zapewnia bibliotekarzom w dowolnym momencie statystyki dotyczące dosłownie każdego aspektu funkcjonowania biblioteki w oparciu o zebrane dane. Dane operacyjne są zbierane z różnorodnych źródeł i następnie prezentowane użytkownikom w logicznej, użytecznej formie, umożliwiającej tworzenie różnych powiązań z wieloma elementami systemu. Łatwa i intuicyjna obróbka danych pozwala administratorom na generowanie dokładnie takich raportów i statystyk, jakich potrzebują, by usprawniać codzienne prace i przyszłe procesy biblioteczne.

Moduł Raporty jest wyposażony w ponad 80 predefiniowanych raportów i statystyk opartych na informacjach ze źródeł wewnątrz systemu: OPAC, Katalogowanie, Udostępnianie, Gromadzenie / Wydawnictwa Ciągłe, Wypożyczenia Międzybiblioteczne i Listy Lektur. Wbudowane predefiniowane raporty mogą być łatwo dostosowane do warunków i wymagań panujących w danej bibliotece przy użyciu przeglądarki internetowej. Mogą również zostać zapisane do ponownego wykorzystania.

Poniżej lista ważniejszych raportów i statystyk uszeregowanych według modułów, w których są obsługiwane:
Moduł Katalogowanie dokumentów: standardowe księgi inwentarzowe – dla poszczególnych modułów – generowany dokument w formacie PDF • zestawienie materiałów zaakcesjonowanych • statystyka dokumentów zaakcesjonowanych i zinwentaryzowanych • statystyka dokumentów zainwentaryzowanych • wydruk kodów kreskowych • lista wg źródła wpływu • kontrola akcesji • tytuły akcesji • przekazanie książek do magazynu • nabytki - HTML - zestawienie nabytków w postaci plików HTML do udostępniania na stronach WWW biblioteki • rozbicie akcesji • statystyka materiałów wg działu i sposobu nabycia • statystyka materiałów dla akcesji i znaku miejsca • statystyka materiałów wg znaku miejsca i języka • ewidencja zbiorów nie zainwentaryzowanych • opisy bibliograficzne • statystyka pełna bazy danych na dzień • statystyka pełna bazy za okres • statystyka Wydawnictw Zwartych za okres • statystyka Wydawnictw Ciągłych za okres • statystyka bazy czasopisma na dzień • wykaz dokumentów przekazanych do wybranej lokalizacji • ewidencja zbiorów zaakcesjonowanych • ewidencja zbiorów - statystyka materiałów zainwentaryzowanych • zestawienie dokumentów według działów • zestawienie dokumentów ze względu na sposób nabycia • wykorzystanie księgozbioru wg numeru u inwentarza • wykaz dokumentów przekazanych do Magazynu • wykaz luk w księdze inwentarzowej • zestawienie materiałów nie opracowanych • zestawienie materiałów zaakcesjonowanych (wg typu dokumentu) • zestawienie materiałów zainwentaryzowanych • zestawienie dokumentów zainwentaryzowanych v.2 • księga ubytków • księga inwentarzowa dla Starodruków • księga inwentarzowa dla Druków Muzycznych • księga inwentarzowa dla Dokumentów Elektronicznych • księga inwentarzowa dla Dokumentów Kartograficznych • księga inwentarzowa dla Dokumentów Techniczno-Handlowych • księga inwentarzowa dla Dokumentów Dźwiękowych • księga inwentarzowa dla Filmów • księga inwentarzowa dla Norm • wydruk karty katalogowej (uniwersalna dla wszystkich typów dokumentów)
Moduł Wypożyczalnia i Magazyn: dokumenty o statusie "w oprawie" • dokumenty o statusie "w dyspozycji biblioteki" • dokumenty o statusie "w opracowaniu" • dokumenty o statusie "w wypożyczalni” • dokumenty o statusie "zwrot realizowany” • dokumenty przekazane do opracowania • dokumenty przekazane do Magazynu / Udostępniania • liczba czytelników zapisanych do biblioteki na dzień • liczba aktywnych czytelników • upomnienia dla czytelników • upomnienia - zablokowani czytelnicy • ponowny wydruk upomnień (bez zapisu do historii) • czytelnicy z wydrukowanym 4 upomnieniem • czytelnicy z blokadą konta • czytelnicy z automatyczną blokadą konta • czytelnicy z przekroczonym terminem zwrotu • aktywność czytelników • zestawienie zbiorcze kar za przetrzymanie książek • zestawienie zbiorcze pobranych kar czytelników kumulacją • zestawienie zbiorcze pobranych kar bez kumulacji • zamówienia realizowane • przeterminowane zamówienia v.2 • wydruk zamówień przeterminowanych • lista dokumentów nie zwróconych na dzień • lista dokumentów wypożyczonych wielokrotnie (liczba wypożyczeń) • wykorzystanie księgozbioru według numeru inwentarza • statystyka GUS (statystyka pracy wypożyczalni) • statystyka pracy wypożyczalni • statystyka pracy magazynu (uproszczona) • statystyka udostępnień za okres • przekazanie książki do czytelni • statystyka pracy magazynu • statystyka wypożyczeń
Moduł Administrator: • raport aktywności operatorów • statystyka odwiedzin (czytelników zarejestrowanych i anonimowych) w OPAC • wydruk słownika haseł przedmiotowych
Moduł Inwentarz: • zestawienie dokumentów wg sposobu nabycia, • księga akcesji - szczegółowa • księga akcesji – sumarycznie • księga akcesji czasopism • spis czasopism • wykaz wg rodzaju dokumentu • wykaz numerów czasopism • wpływy wg pozyskania • dokumenty przekazane • wydruk dokumentu wpływu • wykaz dokumentów przekazanych • zestawienie dokumentów przekazanych dla Kraju, Sposobu nabycia i Kooperanta • spis zamówień • wydruk zamówienia
Moduł Skontrum: • wydruk braków względnych wg księgi inwentarzowej • dostępność w danej księdze inwentarzowej • wyświetl liczbę numerów inwentarzowych nie zarejestrowanych (braki z skontrum) • nieodnalezione - do wyjaśnienia »

Moduł administracyjny

Moduł Administratora umożliwia przede wszystkim zarządzanie listą użytkowników katalogu. W zależności od potrzeb możliwe jest nadawanie uprawnień związanych z dostępem do danych bibliograficznych, gromadzenia, udostępniania i in. Moduł Administratora umożliwia ponadto wykonywanie napraw w przypadku uszkodzenia bazy danych.

Możliwości:

edycja parametrów systemowych

definiowanie operatorów, ich grup oraz określanie praw dostępu do poszczególnych funkcji w systemie,

definiowanie dowolnej liczby drukarek,

tworzenie kopii zapasowej pełnej i przyrostowej w trybie on-line,

zarządzanie raportami w systemie,

uruchamianie procedur globalnych i bieżąca kontrola pracy aplikacji,

redagowanie i wysyłanie do wszystkich użytkowników systemu, informacji o dowolnej treści.»

Moduły dodatkowe

Integracja z systemem e-dziekanat
Otwarte oprogramowanie udostępniane na zasadach Open Source umożliwia daleko idącą ingerencje w kod źródłowy programu. Systemie Koha można dostosować i wykorzystać programistyczne mechanizmy wymiany danych, a dzięki interopracyjności przy spełnianiu określonych warunków zintegrować z systemami wewnątrz campusowymi w tym E-dziekanat.

Moduł zasobów Cyfrowych – Biblioteka cyfrowa Moduł umożliwia bibliotekom zarządzanie zasobami elektronicznymi i ich metadanymi bezpośrednio w środowisku programu KOHA. To zaawansowane rozwiązanie wspomaga biblioteki w przechodzeniu do nowej rzeczywistości zasobów zintegrowanych, w której książki i czasopisma współistnieją z materiałami audiowizualnymi.
Moduł Wypożyczeń Międzybibliotecznych
Moduł Wypożyczeń Międzybibliotecznych Koha jest samodzielnym narzędziem sieciowym, które umożliwia bibliotekom zarządzanie pośrednimi i bezpośrednimi zapytaniami, przeszukując przy tym zasoby biblioteczne wszystkich bibliotek należących do danej sieci. Moduł jest zgodny z normą ISO 10160/10161 i profilem IPIG, dzięki czemu komunikuje się bezpośrednio z innym systemami wykorzystując protokoły TCP/IP lub SMTP. »